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COVID 19 – SOCIEDADES MERCANTILES NO COTIZADAS. OBLIGACIONES FORMALES TRAS EL FIN DEL ESTADO DE ALARMA

Societario, Gobierno Corporativo y Compliance

Ante la crisis que el Covid-19 ha generado, durante la vigencia del estado de alarma se ha promulgado normativa que persigue que las sociedades puedan cumplir de forma razonable y en plazo con sus obligaciones formales y de transparencia.

Este régimen excepcional se mantiene tras el levantamiento del estado de alarma. En este resumen reseñamos los principales aspectos que afectan a las sociedades mercantiles no cotizadas, teniendo en cuenta que alguno de ellos son interpretaciones de las normas, como, entre otras, las que la propia Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública ha hecho mediante la emisión de sus Instrucciones

a) Formulación, aprobación y depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil para ejercicios cerrados a 31 diciembre 2019.

Teniendo en cuenta que la obligación de formulación de las cuentas anuales quedó suspendida hasta el 1 de junio de 2020, fechas actualmente a estos efectos a considerar son:

  • Formulación por el órgano de administración: Antes del 31 de agosto de 2020. La formulación realizada durante el período de alarma es válida.
  • Auditoría: Si las cuentas anuales se han formulado antes o durante el estado de alarma, la auditoría puede realizarse hasta el 1 de agosto de 2020. Si la formulación de las cuentas anuales tiene lugar tras la finalización del estado de alarma, la auditoría deberá realizarse conforme al régimen habitual de plazos previsto en la Ley de Sociedades de Capital.
  • Aprobación por la junta: Antes del 31 de octubre de 2020, aunque se hubieran formulado antes o durante el estado de alarma.
  • Depósito en el Registro Mercantil: Mes siguiente a su aprobación por la junta.
  • Cierre de hoja registral, en caso de retraso en el depósito de las cuentas: A partir del 31 de mayo de 2021.

Con independencia de los citados plazos, antes del 25 de julio de 2020 se ha de presentar la declaración del Impuesto sobre Sociedades. Si con posterioridad a dicha fecha, debido a la formulación o aprobación de las cuentas anuales éstas sufren variaciones respecto de las que se han tenido en cuenta provisionalmente para la declaración del Impuesto, se practicarán las liquidaciones complementarias que procedan.

 

b) Reparto de dividendos por empresas acogidas al régimen especial de ERTE.

En las sociedades mercantiles que se acojan (hasta el 30 de septiembre de 2020) a los ERTE regulados en los artículos 1 y 2 del Real Decreto-ley 24/2020 y que utilicen los recursos públicos destinados a ellos:

  • No se podrá repartir dividendos con cargo al ejercicio fiscal en que se aplique el ERTE, excepto si se abona previamente el importe correspondiente a la exoneración aplicada a las cuotas de la seguridad social y se ha renunciado a ella. Se puede repartir dividendos durante el año 2020 con cargo al ejercicio 2019.
  • No se tendrá en cuenta el ejercicio en el que la sociedad no distribuya dividendos, a los efectos del derecho de separación de los socios previsto en el artículo 348 bis de la Ley de Sociedades de Capital (dividendo inferior al 25% de los beneficios, si se han obtenido beneficios en los 3 ejercicios anteriores).

 

c) Legalización de libros societarios.

Las sociedades que deben formular sus cuentas anuales antes del 31 de agosto de 2020 podrán legalizar sus libros en el Registro Mercantil hasta el 1 de octubre de 2020.

 

d) Reuniones virtuales de la junta general, consejo de administración y sus comisiones delegadas.

Aunque los estatutos sociales no contemplen la celebración de reuniones telemáticas, hasta el 31 de diciembre de 2020 podrán celebrarse por vídeo o conferencia telefónica múltiple siempre que todos los asistentes dispongan de los medios necesarios y el secretario del órgano reconozca su identidad; éste habrá de expresarlo así en el acta, la cual remitirá a las direcciones de correo electrónico de los asistentes.

 

e) Disolución por causa legal o estatutaria durante al estado de alarma.

Cuando durante el estado de alarma haya concurrido causa legal o estatutaria de disolución, el plazo de 2 meses para la convocatoria por parte de los administradores de la junta general para adoptar el acuerdo de disolución de la sociedad o de enervación de la causa, comenzará a contar a partir del 1 de junio de 2020.

 

Los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas durante el período de vigencia del estado de alarma.

A los solos efectos de determinar la concurrencia de la causa de disolución por pérdidas (cuando éstas dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social) no se tomarán en consideración las pérdidas del ejercicio 2020.

 

 

La información contenida en la presente nota no debe ser en sí misma considerada como un asesoramiento específico en la materia comentada, sino únicamente una primera aproximación al tema tratado, siendo por tanto aconsejable que los receptores de la presente obtengan asesoramiento profesional sobre su caso concreto antes de adoptar medidas o acciones específicas.